人を増やしても、スケールしないプロセスは解決しない理由

新しい講座が始まる。誰かが登録を作成し、資料をまた一から準備し、確認連絡をまた送り、書類をまた一から組み立てなければならない。どれも新しいことではない——前回の講座と同じ作業を、ゼロから繰り返しているだけだ。

これが四半期に一度なら許容できる。しかし週に一度起きるとなると、それはもはや事務的な細部ではなく、成長を妨げる最大の要因になる。

最も分かりやすい答え

作業量が増えると、自然な反応はそれを吸収するためにもう一人採用することだ。そして短期的にはうまくいく。作業は再び誰かのスケジュールに収まる。

しかし、その作業を生み出したプロセス自体はまったく変わらない。次の講座もまた同じ一連の繰り返し作業を要求する——ただし今度は、それを繰り返す人がもう一人増えているだけだ。ビジネスはより効率的になったわけではない。同じことをするのに、より高いコストがかかるようになっただけだ。

成長が締め付けてくる場所

• 新しい講座や顧客のたびに、すでに何十回も行われてきたタスクがまた最初から始まる
• 各講座の情報は前回のものから切り離されたまま存在し、自動的に再利用されるものは何もない
• 会社が成長するほど、より多くの人が事業を成長させる仕事ではなく、作業を繰り返す仕事に費やされていく

これは内側からは見えにくいパターンだ。それぞれのタスクは単体で見れば小さく、正当に思える。「これはこの講座の確認連絡だけだから」。しかし新しい講座は常に始まり続ける——そして、その小さな繰り返しタスクの積み重ねこそが、実際に成長を妨げているものなのだ。

より多くの量を吸収するために採用する前に、問うべき問いがある。この作業は本当に繰り返す必要があるのか、それとも誰もそうならないように設計してこなかっただけなのか。

繰り返し作業のすべてをなくすべきではない——その一部こそが、品質が実際に決まる部分だからだ。しかし、人間の注意を必要とするものと、ただ習慣で手作業になっているものを切り分けることが、新しい講座を前回と同じコストではなく、より少ない作業コストで済ませることを可能にする。