O problema não é ter dados a menos. É não os ter quando é preciso decidir

Peça a um gestor os números de que precisa para decidir e raramente ouve "não sei". Ouve "deixa-me só confirmar numa coisa".

Esse "confirmar" costuma significar abrir três sistemas diferentes, cruzar um relatório com uma folha à parte, e perguntar a alguém se o número que está a ver ainda é o atual. A informação existe. Só não existe toda no mesmo sítio, ao mesmo tempo, pronta para ser usada.

Não é um problema de falta de dados

É tentador tratar isto como um problema de quantidade — "precisamos de mais relatórios", "precisamos de mais visibilidade". Mas a maior parte das empresas já produz mais dados do que consegue usar. Vendas num sistema, operações noutro, financeiro numa folha à parte, atendimento numa ferramenta diferente ainda.

Cada sistema, isolado, faz o seu trabalho bem. O problema aparece no momento em que uma decisão precisa de olhar para mais do que um ao mesmo tempo — e não existe nenhum sítio onde essa vista já esteja pronta.

O que normalmente se tenta

• Construir um relatório mensal que junta tudo manualmente, à mão, num Excel
• Pedir a alguém da equipa para "cruzar os números" sempre que é preciso decidir algo
• Confiar na experiência e na intuição, porque esperar pelo relatório demora demasiado

O relatório mensal ajuda — até a decisão não poder esperar um mês. Pedir a alguém para cruzar números funciona — até essa pessoa estar de férias, ou a decisão ser urgente às seis da tarde de sexta. E confiar só na intuição significa decidir sem a parte da informação que, precisamente, não está visível.

Não se trata de recolher mais dados. Trata-se de decidir, antes de precisar, que perguntas a empresa vai fazer com frequência — e garantir que a resposta já está pronta quando a pergunta chegar.

Isto muda a forma como se pensa sobre dados: em vez de acumular relatórios que talvez sejam úteis um dia, o ponto de partida passa a ser as três ou quatro decisões que a empresa toma repetidamente — e construir, só para essas, uma vista sempre pronta. O resto pode continuar disperso. O que importa está sempre à mão.