Problemem nie jest zbyt mało danych. Jest nim ich brak w chwili, gdy trzeba decydować
Większości firm nie brakuje danych. Mają ich za dużo, w zbyt wielu miejscach — i żadne nie są dostępne dokładnie w momencie, gdy trzeba podjąć decyzję.
Zapytaj menedżera o liczby potrzebne do podjęcia decyzji, a rzadko usłyszysz "nie wiem". Usłyszysz "daj mi tylko coś sprawdzić".
To "sprawdzenie" zwykle oznacza otwarcie trzech różnych systemów, zestawienie raportu z osobnym arkuszem i zapytanie kogoś, czy liczba, którą widzi, jest wciąż aktualna. Informacja istnieje. Po prostu nie istnieje cała w jednym miejscu, w tym samym czasie, gotowa do użycia.
To nie jest problem braku danych
Kusi, by traktować to jako problem ilości — "potrzebujemy więcej raportów", "potrzebujemy więcej widoczności". Ale większość firm już teraz produkuje więcej danych, niż jest w stanie wykorzystać. Sprzedaż w jednym systemie, operacje w innym, finanse w osobnym arkuszu, obsługa klienta w jeszcze innym narzędziu.
Każdy system osobno dobrze wykonuje swoje zadanie. Problem pojawia się w chwili, gdy decyzja wymaga spojrzenia na więcej niż jeden z nich naraz — a nie istnieje żadne miejsce, gdzie taki połączony widok jest już gotowy.
Co zwykle się próbuje
- Budowanie miesięcznego raportu, który ręcznie łączy wszystko w Excelu
- Proszenie kogoś z zespołu o "zestawienie liczb" za każdym razem, gdy trzeba coś zdecydować
- Poleganie na doświadczeniu i intuicji, bo czekanie na raport trwa zbyt długo
Miesięczny raport pomaga — dopóki decyzja nie może czekać miesiąc. Proszenie kogoś o zestawienie liczb działa — dopóki ta osoba nie jest na urlopie, albo decyzja nie staje się pilna w piątek o osiemnastej. A poleganie wyłącznie na intuicji oznacza decydowanie właśnie bez tej części informacji, która nie jest widoczna.
Co to pokazuje
Wartość danych nie tkwi w ich istnieniu. Tkwi w dostępności w chwili, gdy ktoś ich potrzebuje do podjęcia decyzji. Prawidłowa liczba, spóźniona o trzy dni, nie zapobiega już błędowi, któremu miała zapobiec.
Nie chodzi o zbieranie większej ilości danych. Chodzi o zdecydowanie z wyprzedzeniem, jakie pytania firma będzie zadawać regularnie — i upewnienie się, że odpowiedź jest gotowa, zanim pytanie się pojawi.
To zmienia sposób myślenia o danych: zamiast gromadzić raporty, które może kiedyś się przydadzą, punktem wyjścia stają się trzy lub cztery decyzje, które firma podejmuje wielokrotnie — i budowanie, tylko dla nich, zawsze gotowego widoku. Reszta może pozostać rozproszona. To, co ważne, jest zawsze pod ręką.
Czy jakaś ważna decyzja zawsze czeka na "sprawdzenie jednej rzeczy"?
Jeśli wie Pan/Pani, że informacja istnieje, ale nigdy nie jest gotowa we właściwym momencie, warto zrozumieć, gdzie się gubi, zanim wybierze się narzędzie.
